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書名:《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》

作者: 游舒帆

 

OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》是一本我覺得非常實用,不管是應用在生活上,或是工作上,都是很有效率的一種安排工作的方式。

 

作者簡介

游舒帆

「商業思維學院」院長。

 

曾任鼎新電腦總監與TutorABC協理,在14年的工作經驗裡,擔任主管的時間超過12年,期間帶領與指導過的部屬超過500位,同一時間最多同時管理300位左右同仁,直接指導超過50位以上的合格主管。

 

除商業思維學院外,亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師,同時也是哈佛商業評論、經理人、inside、專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。

 

能運用簡單且通俗的架構來解釋複雜問題,並能根據對象的知識與能力水平因材施教,頗獲好評。

 

本書適合:

1.會總是開不完的職場工作者

2.上班總是瞎忙,時間老是不夠用的職場工作者

3.明明很努力卻仍然績效不彰的職場工作者

4.想提升團隊現有績效的領導者

5.想循序漸進完成階段性任務的人

6.每年訂個人目標,卻每年都沒做到的人

 

簡評

這是一本我覺得非常實用,不管是應用在生活上,或是工作上,都是很有效率的一種安排工作的方式。

 

本以為這本書可能會是跟其他商業書籍一樣,是在告訴你要怎麼做,也就是一本SOP指導手冊,但是實際閱讀跟想像中的不太一樣,我覺得內容生動有趣。

 

內容生動有趣的最大原因在於,作者不是條列式告訴你,你要怎麼做。

 

他透過他跟另外一名屬下的對話,讓你明白原來訂工作計畫,還有其他方法可以協助你,不只是讓你把例行事務、每週必開會議寫上去,然後發現怎麼每天工作都做不完。

 

做不完工作的主因,是有太多的突發意外出現,或者是有插單事件、插單會議,主管叫你去做其他的事情。

 

加班是大家最不想面對的一件事情,雖然明知道加班能夠完成工作,但是我們的生活之中並不完全只有工作,我們還有自己的家庭生活,人際關係,甚至是興趣愛好。

 

如果在工作這件事上,花費太多時間,就代表你犧牲自己私生活其他地方的關注,因為你沒有時間。

 

時間對於每個人來說,都是非常寶貴的,而這一個敏捷工作法就是針對你的時間去進行調配,告訴你要怎麼制定目標,並且透過一次又一次回顧盤點,來修改你的計畫表,並使修改後的行事曆,能幫助你更高效率完成工作。

 

書中故事的對話是怎麼開始的?是有一名屬下找到作者,跟他說希望不要開會,因為他每個禮拜有好多會要開。

 

於是作者就說,把你的工作計畫表列出來,我也想知道,到底為什麼你陷入這一種忙碌的狀態。

 

作者的屬下列出第1版的工作行事曆,叫做每個禮拜都有會開,因為行事歷上只有每週的會議事項,作者就笑了,說也不是很忙。

 

作者的屬下說一句話,這是我每個禮拜要開的會,同時還有很多事情,都是另外在處理。

 

作者要屬下明確把每天每週完成事情,明確寫出來,而不是只提列出會議。

 

作者的屬下會跟作者一次又一次,針對每週行事曆進行修改。

 

於是作者屬下的工作效率得到質量進化,他學會什麼事該做,什麼事可以拒絕,什麼事可以轉交其他人處理。

 

作者的商業工作思維,就是能者多勞,很容易陷入一個高能低效。

 

能者總是無止盡處理別人的事情,就進入一個低價值的循環,也讓個人績效變得低迷,遇到這種情況,你必須從自己身上找問題,問問自己要怎麼去解決這個問題,才能提高你的績效。

 

作者屬下原本希望取消跟作者開的會,最好以後都不要再開,卻得到作者的指點,讓他明白,原來自己每週的行事曆的工作排定是有問題的。

 

作者屬下的問題,在於他只確定每週要開的會他不能錯過,但是其他重要事情,他都列為一個可以變動的項目,也就是如果有臨時狀況發生,隨時都可以放著不管,優先處理其他事項,導致他排定的工作進度明顯落後,還常被臨時插單的工作延誤進度。

 

在行事曆反覆修改的故事中,會看到的是對時間的掌握力,將決定你的工作與生活的品質。

 

人與人之間的差異,往往在於一個人的思維模式以及工作法。

 

通過作者的思維模式,你會看到把工作安排好不是很困難的一件事,只是你必須有一個工作優先順序。

 

這個工作優先順序,以錢做為基準。

 

什麼事情完成可以在主管心目中加分、獲得加薪的機會,就一定要優先做,這是公司目標和個人目標的指南,大家都想賺錢,把對公司、對個人能賺錢的事放在第一優先,才會被主管記住,得到加薪的機會。

 

有些事是回饋報酬率低,有你可以,沒你也沒差,也不會給自己在工作成就上加分,可以延後處理或是交由其他人處理。

 

不管做什麼事,用表格來做表達是最清楚的,按照作者在書中提供的工作分類表,把該做的事情,不該做的事情,列出一個優先順序,最好還有一個拒絕名單,你才能明白自己在今天、明天,甚至是這個禮拜的工作日,哪些項目是一定要完成,可以給你帶來更多的工作成就和給主管留下印象深刻。

 

書中的故事,也是在告訴你,如果你不把自己的行程安排好,別人就會利用你這一些空檔時間,替你安排行程。

 

因為你沒有把自己的時間做好掌控,一旦別人開口,你就會覺得可以,我現在有時間,可以處理這些事情。

 

這樣一來,事情永遠都做不完,學會做好時間的優化,會讓你的工作價值效率提升,也會讓你的生活品質得到改善,至少不必一直加班。

 

當然有時候該加的班還是得加,只不過你可以多擠出一些時間,來關心一下自己身邊的人事物,甚至是為自己的健康,多做點運動。

 

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